Jak rozliczać lektorów w szkole językowej

Rozliczanie lektorów to jedno z najbardziej czasochłonnych i najbardziej narażonych na błędy zadań w szkole językowej. Trzeba zebrać odbyte lekcje, pomnożyć przez właściwe stawki, uwzględnić zajęcia grupowe, odwołania i zastępstwa — a wszystko miesiąc w miesiąc, dla każdego lektora osobno. W tym poradniku pokazujemy, jak robić to poprawnie i jak rozliczać lektorów bez tracenia całego dnia.

1. Ustal model wynagrodzenia

Zanim cokolwiek policzysz, musisz mieć jasny model. Najczęstsze w szkołach językowych:

• Stawka godzinowa za przeprowadzoną lekcję — najpopularniejszy model. Lektor dostaje ustaloną kwotę za każdą faktycznie odbytą lekcję (lub za godzinę zegarową, jeśli lekcje mają różną długość).
• Stawki różne per lektor — doświadczony lektor lub native speaker może mieć wyższą stawkę. System powinien trzymać stawkę przy profilu lektora.
• Różne stawki per typ zajęć — np. inna za indywidualne, inna za grupowe lub specjalistyczne.

Kluczowe, by stawka była zapisana w jednym miejscu i automatycznie podstawiana — ręczne pamiętanie „kto ile bierze" to prosta droga do pomyłek.

2. Licz tylko faktycznie odbyte lekcje

Podstawą wypłaty powinny być lekcje ze statusem „odbyta” — nie zaplanowane. To wymaga, by lektorzy rzetelnie oznaczali, które zajęcia się odbyły (najlepiej razem z frekwencją). Lekcja zaplanowana, ale odwołana lub przeniesiona, nie może automatycznie wpaść do wypłaty.

Dobry system rozdziela te dwa światy: pokazuje osobno realną wypłatę (lekcje odbyte) i prognozę (ile lektor zarobi, jeśli zaplanowane lekcje się odbędą) — ale do wypłaty bierze tylko te pierwsze.

3. Uwaga na zajęcia grupowe

To najczęstszy błąd w rozliczeniach. Gdy lektor prowadzi grupę 6 osób, prowadzi jedne zajęcia — więc dostaje stawkę raz, a nie sześć razy. Mnożenie wypłaty przez liczbę uczestników zawyża koszty i psuje rentowność kursów grupowych. Liczba uczniów w grupie wpływa na przychód szkoły (każdy płaci za miejsce), ale nie na liczbę godzin, które przepracował lektor.

4. Zdefiniuj politykę odwołań i zastępstw

To obszar, w którym najczęściej dochodzi do nieporozumień z lektorami. Ustal i zapisz w regulaminie:

• Odwołanie na czas (z wyprzedzeniem) — zwykle nie jest płatne dla lektora, bo slot można zagospodarować.
• Odwołanie po terminie (zbyt późno) — często płatne w całości lub w ustalonym procencie, bo lektor zarezerwował czas.
• Zastępstwo — wypłata idzie do lektora, który faktycznie poprowadził zajęcia, nie do pierwotnie przypisanego.

Gdy te reguły są spisane i automatycznie naliczane, znikają comiesięczne dyskusje „czy to było płatne, czy nie".

5. Przejdź z arkusza na automatyzację

Ręczne rozliczanie w Excelu działa przy kilku lektorach, ale szybko staje się wąskim gardłem: kopiowanie godzin, sprawdzanie odwołań, pilnowanie stawek, weryfikacja zastępstw. Im więcej lektorów, tym większe ryzyko, że ktoś dostanie za mało albo za dużo — a to kosztuje zaufanie zespołu. System, który zlicza to automatycznie z grafiku i frekwencji, eliminuje ten problem u źródła.

---

Jak rozliczanie lektorów działa w LingoDesk

W LingoDesk wypłaty liczą się same, na podstawie grafiku i frekwencji — bez przepisywania niczego do arkusza:

• Automatyczne zliczanie — system bierze lekcje oznaczone jako odbyte, mnoży przez stawkę lektora i sumuje za wybrany okres.
• Zajęcia grupowe rozliczane raz — lekcja grupowa wchodzi do wypłaty jako jedne zajęcia, a lista uczestników jest tylko informacyjna. Zero zawyżania.
• Odwołane lekcje wg Twoich reguł — lekcje odwołane po terminie są naliczane zgodnie z ustawieniami szkoły; odwołane na czas — pomijane.
• Prognoza wypłat — widzisz, ile lektorzy zarobią, jeśli zaplanowane lekcje się odbędą, jeszcze zanim miesiąc się skończy. Pomaga planować budżet.
• Tryby Zakończone / Zaplanowane / Wszystkie — przełączasz między realną wypłatą, prognozą i pełnym obrazem okresu.
• Portal lektora „Moje wypłaty” — każdy lektor widzi swoje rozliczenie i historię (tylko do odczytu), co kończy maile „ile w tym miesiącu zarobiłem".
• Statusy wypłat — Oczekuje → Zatwierdzona → Wypłacona, więc zawsze wiesz, co już rozliczone.

Efekt: comiesięczne rozliczenie, które zajmowało pół dnia w arkuszu, sprowadza się do wybrania okresu, sprawdzenia podglądu i zatwierdzenia wypłaty.